21세기형 경영 혁신 전략의 일종으로, 조직의 발전 전략과 직결되는 핵심 지식을 지속적으로 창출하고 공유하여 모든 조직 구성원들이 이를 업무에 적절히 적용, 고부가 가치를 창출할 수 있도록 조직 내외의 정보 및 지식을 체계적으로 관리 경영하자는 전략.
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지식 관리는 기업의 종업원이 쉽게 접근할 수 있는 방법으로 지식을 수집, 정리, 공유 및 분석하는 과정. 내용에 기술 리소스, 자주 묻는 질문, 교육 문서 및 인력 기술이 포함됨.
데이터 마이닝과 사용자에게 정보를 전달하여 쉽게 접근할 수 있도록 함. 지식 관리 계획에는 기업의 목표를 조사하고 기업의 요구에 대응하기 위한 도구를 면밀히 검토하는 것이 포함. 지식 관리 시스템을 선택하는 문제는 전체 계획의 맥락에 맞는 소프트웨어를 구입하거나 구축하여 직원들이 시스템을 사용하고 정보를 공유하도록 장려함.
지식 관리의 목표는 조직의 효율성을 향상시키고 쉽게 접근할 수 있는 형태로 지식을 저장하는 것이 지식 관리의 주요 목표.
지식 관리는 올바른 정보를 적시에 누군가 앞에 놓는 것을 목표로 함. 우선 특정 비즈니스 태스크 및 프로젝트에 대응하기 위해 지식 관리 시스템에서 지식을 수집하고 정리. 그리고 혜택을 받을 수 있는 다른 사람과 지식을 공유하고 프로세스와 테크놀로지를 개선하여 지식에 쉽게 접근할 수 있도록 하며 지속적인 학습을 위한 새로운 지식의 생성을 촉진함. 지식 관리는 모든 직원이 쉽게 접근할 수 있는 장소에 정보를 저장함으로써 기업이 사일로를 분해할 수 있도록 함. 이것은 사람들이 오랜 시간에 걸쳐 습득한 지식을 저장할 수 있는 공간을 제공하며, 개인들이 회사를 떠날 때 기업이 그 정보를 잃어버리는 것을 방지.
지식의 종류 정의. 지식은 조직이나 개인이 교육과 경험을 통해 얻은 정보에 대한 이해. 이 정보는 데이터로부터 취득 가능. 원시적인 사실과 상황에 맞는 수치.
지식에는 명시적, 암묵적, 내재적 세 가지 유형. 가장 중요한 두 가지 차이는 명확하고 암묵적.
명시적 지식은 책, 파일, 폴더, 문서, 데이터베이스 및 사용법 비디오에서 볼 수 있으며 지식 관리 시스템에 의해 가장 쉽게 추출되고 처리.
암묵적 지식은 본질적으로 직관적. 경험과 연습을 바탕으로 하며, 장기적인 목표를 달성하는 데 도움이 될수도 있음. 이런 종류의 지식 전달은 한 사람에게만 있기 때문에 실제 실행까지는 난이도가 높음. 명시적 지식에서처럼 이를 추출하는 쉬운 방법은 없으며, 지식 보유자에게 이를 기록하거나 동영상을 제작 할수 있어야 함. 암묵적인 지식의 예) 영업 활동을 시작할 적절한 시점을 특정하거나 리더십 스킬을 개발하는 것.
내재적지식은 시스템 프로세스, 루틴, 매뉴얼, 구조 및 조직 문화. 공식적으로 또는 조직이 다른 두 가지 지식 유형을 사용하고 적용함에 따라 비공식적으로 포함. 내재된 지식은 명시적인 출처에서 찾을 수 있지만, 왜 특정한 방식으로 무언가를 수행하는 것이 비즈니스에 중요한지 항상 즉각적으로 명확하지는 않음.
지식 관리 프로세스 4가지 포인트. 첫번째로 지식 수집입니다. 데이터 입력, 광학 문자 인식 및 스캔, 다양한 소스로부터의 정보 수집 및 기타 포함 정보 검색 등이 포함됨.
두번째 지식 스토리지 및 조직. 이 프로세스의 단계에는 지식 관리 시스템에서 컨텐츠를 검색하기 위한 카탈로그 작성 및 인덱싱, 이 컨텐츠 내에 링크를 배치하여 사용자가 관련 정보를 요약할 수 있도록 하는 작업이 포함.
세번째 지식 배포. 사용자는 FAQ, 트레이닝 비디오, 백서 및 매뉴얼 등의 정보에 액세스.
네번째 지식 활용. 일단 정보가 사용자에게 배포되면 그들은 그것을 실행에 옮길 필요가 있음.
지식 관리의 이점과 과제 지식 관리를 통해 비즈니스 운영 비용을 절감하고 직원 생산성을 향상할수 있음. 방법적으로 기존 지식 재작성 시간 단축. 이는 개인 및 집합적 지식이 기록되고 사용자가 쉽게 접근할 수 있는 한 곳에 저장되기 때문에 가능.
사용자가 쉽게 사용할 수 있는 정보. 사용자는 더 이상 긴 전화와 이메일 태그 게임을 할 필요가 없으며 여러 사람이 질문에 대한 답을 알 수 있기를 바라며 같은 것을 요구할 필요가 없음.
실수의 감소. 정보를 공유하면서 다양한 프로세스에서 꼬인 부분을 처리하여 같은 실수를 두 번 저지르지 않게 됨.
표준화된 프로세스. 프로세스와 절차에 대한 골든 레코드가 시스템에 저장되므로 모든 사람이 액세스할 수 있으며, 이를 통해 직원의 온보드 작업 및 교육을 개선 가능. 정보를 보존하여 시간이 지남에 따라 프로세스가 혼돈되는 것도 방지 가능.
콜라보레이션의 향상. 사용자들이 공통의 공간에서 지식을 공유하게 되었기 때문에 프로세스를 개선하기 위해 협력하는 것이 더 편리하지만 지식 관리에는 몇 가지 과제가 존재함. 첫번째 동기부여. 직원들은 종종 그들만의 방식으로 설정되며, 관리자는 직원들이 공통의 작업 공간에서 습관을 바꾸고 지식을 공유하도록 동기를 부여하는 것이 어렵다는 것을 인지함. IT기술도 끊임없이 변화하고 있는데 대부분 최신 업데이트와 툴을 따라잡는 것이 어려움.
두번째 보안 문제. 비즈니스 시스템의 모든 정보와 마찬가지로 적절한 사용자가 올바른 정보를 볼 수 있도록 사용자 권한과 보안 수준을 설정해야 함.
세번째 정보의 최신 상태 유지. IT기술과 마찬가지로 정보 역시 빠른 속도로 변화함. 최신의 적절한 상태를 유지하는 것이 필요.
